مدیریت ریسک پروژه به طور کلی در سه مرحله انجام می‌شود که شامل شناسایی ریسک، تحلیل ریسک و پاسخگویی به آن می‌باشد. هر یک از این مراحل به منظور اطمینان از شناسایی، ارزیابی و پاسخ به ریسک‌ها به نحو احسن طراحی شده‌اند.
مرحله شناسایی ریسک
این مرحله شامل پیش‌بینی تمامی ریسک‌های پیش رو و مستند نمودن آن‌ها است. در این مرحله، تیم پروژه به بررسی تمامی عوامل داخلی و خارجی می‌پردازد که ممکن است به نحوی بر پروژه تاثیر بگذارند. استفاده از جلسات هم‌اندیشی، بررسی سوابق پروژه‌های مشابه و تجزیه و تحلیل محیطی به شناسایی ریسک‌های بالقوه کمک می‌کند.
مرحله تحلیل ریسک
در این مرحله، ریسک‌های شناسایی شده به تفصیل مورد بررسی قرار می‌گیرند. این تحلیل شامل ارزیابی احتمال وقوع هر ریسک و تاثیرات ناشی از وقوع آن‌ها است. تحلیل کیفی و کمی به تیم پروژه کمک می‌کند تا ریسک‌ها را اولویت‌بندی کرده و منابع را به طور موثر تخصیص دهند.
مرحله پاسخگویی به ریسک
در این مرحله، استراتژی‌های مناسب برای هر یک از ریسک‌ها تعیین و اجرایی می‌شود. این استراتژی‌ها شامل کاهش احتمال وقوع یا اثرات ناشی از ریسک‌های پراهمیت است. اقدامات پیشگیرانه و واکنشی برای کاهش تاثیرات منفی و افزایش احتمالات مثبت اجرا می‌شوند.
در بسیاری از شرکت‌ها، این مراحل با توجه به تجربیات مدیران پروژه، موارد ثبت شده مشابه و دستورالعمل‌های موجود انجام می‌شوند. اما با توجه به محدودیت اطلاعات مستند شده، بعضاً با شکست مواجه می‌شوند.
مفاهیم کلی
محدوده پروژه (Scope)
شامل اهداف پروژه و بودجه مالی و زمانی برای دستیابی به این اهداف است. محدوده پروژه مشخص می‌کند که چه فعالیت‌هایی باید در چه زمان و با چه هزینه‌ای به انجام برسند. در واقع، نشانگر زمان، هزینه و کیفیت اجرا، یعنی مولفه‌های اصلی مدیریت ریسک است.
ساختار شکست کار (WBS)
ساختار شکست کار ابزاری برای دسته‌بندی فعالیت‌ها است که به سازماندهی بهتر فعالیت‌های پروژه کمک می‌کند. هر فعالیت در ساختار شکست کار نیز محدوده خاص خود را دارد که زمان، هزینه و کیفیت آن فعالیت را مشخص می‌کند.
رویداد ریسک
رویداد ریسک به معنای بروز یک شرایط غیر قطعی است که ممکن است بر زمان، هزینه و یا کیفیت پروژه اثر بگذارد. احتمال وقوع و میزان اثرگذاری، دو بعد اصلی هر رویداد ریسک هستند.
مدیریت ریسک در پروژه
مدیریت ریسک به معنای رویکردی است که برای مقابله با ریسک‌های شناسایی شده به کار گرفته می‌شود. این رویکرد می‌تواند شامل پذیرش ریسک، انتقال ریسک به دیگر ارکان پروژه، کاهش ریسک و یا پرهیز کامل از آن باشد.
پذیرش ریسک
پذیرش ریسک به این معنا است که شدت اثرات ناشی از وقوع ریسک به قدری ناچیز است که نیازی به انجام اقدام متقابل برای جلوگیری از بروز آن وجود ندارد.
انتقال ریسک
انتقال ریسک به دیگران عموماً در قالب بندهای قراردادی صورت می‌گیرد و طرف پذیرنده، در قبال دریافت امتیازاتی می‌پذیرد که برخی ریسک‌ها را بر عهده بگیرد.
کاهش ریسک
کاهش ریسک به معنای اقداماتی است که سبب کاهش احتمال بروز و یا کاهش شدت عواقب ناشی از بروز ریسک می‌گردد.
پرهیز کامل از ریسک
پرهیز کامل از ریسک در مواردی رخ می‌دهد که عواقب ناشی از بروز ریسک به قدری سهمگین است که به هیچ عنوان نمی‌توان بروز آن را تحمل نمود.
استراتژی‌های مدیریت ریسک
۱. استراتژی ناحیه‌ای مدیریت ریسک
در استراتژی ناحیه‌ای، در هر مرحله دو بخش از پروژه از نظر ریسک‌های موجود مقایسه می‌شوند. سپس مشخص می‌شود که هر یک از این ناحیه‌ها با چه احتمالی در معرض بروز ریسک‌های مختلف قرار دارند و بروز این ریسک‌ها در هر ناحیه، با چه وزنی کل پروژه را متاثر می‌سازد. این دو ناحیه در یک نمودار دو بعدی تصویر می‌شوند و مشخص می‌شود که هر گونه اقدام در راستای مدیریت ریسک در یک ناحیه، چه اثرات متقابلی در ناحیه مجاور خواهد داشت.
۲. استراتژی بده-بستان در مدیریت ریسک
در استراتژی بده-بستان، اهداف مدیران و اولویت‌های پروژه در خصوص هزینه‌ها، مدت و کیفیت اجرا، احتمال تغییر در کار و … ناشی از هر گونه اقدام در راستای مدیریت ریسک مورد بررسی قرار می‌گیرد و تصمیم‌گیری می‌شود که کدامیک از مولفه‌های تعریف شده باید برای حفظ سایر مولفه‌ها قربانی شوند.
۳. استراتژی مدیریت ریسک بر مبنای ساختار شکست کار
این استراتژی با توجه به اصول کلی تعریف شده در مبانی مدیریت پروژه شکل گرفته و برای هر یک از فعالیت‌های موجود در ساختار شکست کار، ریسک‌های موجود و احتمال و عواقب بروز آن‌ها را مورد سنجش قرار می‌دهد. در این روش تلاش می‌شود تمامی ریسک‌ها کنترل شوند و تعریف حالت بهینه برای پروژه چندان مدنظر نمی‌باشد.
۴. استراتژی بهینه‌سازی ریسک‌های پروژه
در این روش، یک مدل ریاضی برای تحلیل و ارزیابی ریسک تعریف می‌شود که کارایی هر یک از اقدامات انجام شده در مراحل مختلف مدیریت ریسک را وزن دهی می‌کند و تلاش می‌کند در قالب محدودیت‌های موجود و با صرف کمترین هزینه، اهداف مورد نظر را به دست آورد. اگرچه این روش به نظر کارآمد جلوه می‌کند اما تعریف توابع ریاضی و مدل‌سازی ریسک‌ها بسیار پیچیده خواهد بود.
نتیجه‌گیری
با توجه به مباحث مطرح شده، مدیریت ریسک باید در هر سه مرحله شناسایی،تحلیل و پاسخ، به صورت ترکیبی از استراتژی ناحیه‌ای و بده-بستان انجام شود و تا جای ممکن تلاش شود که با توجه به ساختار شکست کار به بهینه‌سازی ریسک‌های کل پروژه پرداخته شود. تصمیم‌گیری برای انتخاب میان پذیرش، پرهیز، کاهش و یا انتقال ریسک برای فعالیت‌های مختلف همچنان بر دوش مدیر پروژه خواهد بود و از پروژه‌ای به پروژه دیگر، تفاوت‌های قابل توجهی خواهد داشت.
