مدیریت قراردادها و خرید پروژه یکی از اجزای حیاتی در موفقیت پروژههای ساختوساز است. انتخاب پیمانکاران و تأمینکنندگان مناسب، مدیریت صحیح قراردادها و نظارت دقیق بر عملکرد پیمانکاران میتواند به بهبود کیفیت، کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری کمک کند. در این فصل، به بررسی فرآیندهای تهیه و خرید، انتخاب و ارزیابی پیمانکاران، مدیریت قراردادها و تعهدات، نظارت بر عملکرد پیمانکاران و حل و فصل اختلافات قراردادی پرداخته میشود. این مباحث به مدیران پروژه کمک میکند تا فرآیندهای مدیریت قراردادها و خرید پروژه های ساختمانی را به طور مؤثر و کارآمد اجرا کنند.
فصل هشتم: مدیریت قراردادها و خرید
۸.۱. فرآیندهای تهیه و خرید
۸.۱.۱. شناسایی نیازها و مشخصات خرید شناسایی دقیق نیازها و مشخصات خرید به منظور اطمینان از تأمین مواد و خدمات مورد نیاز پروژه با کیفیت و در زمان مناسب ضروری است. این شناسایی شامل تحلیل نیازهای پروژه، تدوین مشخصات فنی و تهیه لیست خرید میباشد.
۸.۱.۲. تهیه اسناد و مدارک مناقصه تهیه اسناد و مدارک مناقصه به منظور جذب پیمانکاران و تأمینکنندگان معتبر و توانمند ضروری است. این اسناد باید شامل مشخصات فنی، شرایط قرارداد، معیارهای ارزیابی و زمانبندی مناقصه باشد.
۸.۱.۳. انتشار فراخوان مناقصه انتشار فراخوان مناقصه به منظور جذب پیمانکاران و تأمینکنندگان از طریق رسانههای مختلف و شبکههای حرفهای انجام میشود. این انتشار باید به گونهای باشد که حداکثر تعداد متقاضیان واجد شرایط را جذب کند.
۸.۱.۴. ارزیابی پیشنهادات و انتخاب تأمینکنندگان ارزیابی پیشنهادات دریافت شده از پیمانکاران و تأمینکنندگان به منظور انتخاب بهترین گزینه با توجه به معیارهای ارزیابی انجام میشود. این ارزیابی باید شامل بررسی فنی، مالی و تجربیات گذشته متقاضیان باشد.
۸.۱.۵. مذاکره و نهاییسازی قراردادها مذاکره با تأمینکنندگان منتخب به منظور نهاییسازی شرایط قرارداد و اطمینان از توافق بر سر جزئیات مهم انجام میشود. این مذاکره شامل تعیین قیمت، شرایط پرداخت، زمانبندی تحویل و سایر شرایط قراردادی میباشد.
۸.۲. انتخاب و ارزیابی پیمانکاران
۸.۲.۱. تعیین معیارهای انتخاب پیمانکاران تعیین معیارهای انتخاب پیمانکاران به منظور اطمینان از انتخاب پیمانکاران با کیفیت و توانمند ضروری است. این معیارها باید شامل معیارهای فنی، مالی، تجربیات گذشته و تواناییهای اجرایی باشد.
۸.۲.۲. ارزیابی فنی و مالی پیمانکاران ارزیابی فنی و مالی پیمانکاران به منظور بررسی تواناییهای فنی، مالی و مدیریتی آنها و اطمینان از توانایی اجرای پروژه با کیفیت بالا انجام میشود. این ارزیابی شامل بررسی پروژههای گذشته، تواناییهای مالی و منابع انسانی پیمانکاران است.
۸.۲.۳. بررسی سوابق و اعتبار پیمانکاران بررسی سوابق و اعتبار پیمانکاران به منظور اطمینان از سابقه کاری خوب و اعتبار حرفهای آنها انجام میشود. این بررسی شامل تماس با مشتریان گذشته، بررسی بازخوردها و نظرات مشتریان و بررسی اعتبار حرفهای پیمانکاران میباشد.
۸.۲.۴. ارزیابی ریسکهای پیمانکاران ارزیابی ریسکهای پیمانکاران به منظور شناسایی و کاهش ریسکهای مربوط به انتخاب پیمانکاران انجام میشود. این ارزیابی شامل تحلیل ریسکهای مالی، فنی و عملیاتی پیمانکاران و تدوین برنامههای پاسخ به ریسک میباشد.
۸.۲.۵. انتخاب پیمانکاران و عقد قرارداد انتخاب پیمانکاران بر اساس نتایج ارزیابیها و مذاکرات انجام میشود و قراردادها با پیمانکاران منتخب نهایی و عقد میگردد. این قراردادها باید شامل تمامی شرایط و ضوابط مورد توافق طرفین باشد.
۸.۳. مدیریت قراردادها و تعهدات
۸.۳.۱. تدوین و مدیریت مدارک قرارداد تدوین و مدیریت مدارک قرارداد به منظور ایجاد مرجع دقیق و قابل دسترسی برای تمامی اطلاعات و شرایط قراردادی ضروری است. این مدارک باید شامل قراردادهای امضا شده، ضمائم و تغییرات قراردادی باشد.
۸.۳.۲. پیگیری و اجرای تعهدات قراردادی پیگیری و اجرای تعهدات قراردادی به منظور اطمینان از انجام به موقع و با کیفیت تعهدات توسط پیمانکاران ضروری است. این پیگیری شامل نظارت بر عملکرد پیمانکاران، بررسی پیشرفت کار و تأیید تحویلهای مورد توافق میباشد.
۸.۳.۳. مدیریت تغییرات قراردادی مدیریت تغییرات قراردادی به منظور تطابق با تغییرات جدید پروژه و شرایط محیطی ضروری است. این مدیریت شامل بررسی و تأیید تغییرات پیشنهادی، تدوین مدارک تغییرات و مذاکره با پیمانکاران میباشد.
۸.۳.۴. مدیریت ریسکهای قراردادی مدیریت ریسکهای قراردادی به منظور شناسایی و کاهش ریسکهای مربوط به اجرای قراردادها و تعهدات پیمانکاران انجام میشود. این مدیریت شامل ارزیابی ریسکها، تدوین برنامههای پاسخ و اجرای اقدامات اصلاحی میباشد.
۸.۳.۵. ارزیابی عملکرد پیمانکاران ارزیابی عملکرد پیمانکاران به منظور بررسی کیفیت و کارایی اجرای تعهدات قراردادی و تدوین اقدامات بهبود ضروری است. این ارزیابی شامل تحلیل نتایج عملکرد، بازخوردهای مشتریان و بررسی انحرافات میباشد.
۸.۴. نظارت بر عملکرد پیمانکاران
۸.۴.۱. تدوین برنامههای نظارتی تدوین برنامههای نظارتی به منظور ایجاد ساختاری جامع و منظم برای نظارت بر عملکرد پیمانکاران ضروری است. این برنامهها باید شامل تعیین اهداف نظارتی، روشهای نظارت و زمانبندی بازرسیها باشد.
۸.۴.۲. اجرای بازرسیها و نظارتهای دورهای اجرای بازرسیها و نظارتهای دورهای به منظور ارزیابی مستمر عملکرد پیمانکاران و اطمینان از تطابق با شرایط قراردادی انجام میشود. این بازرسیها باید به صورت منظم و با استفاده از چکلیستهای استاندارد صورت گیرد.
۸.۴.۳. تحلیل نتایج بازرسیها و ارزیابیها تحلیل نتایج بازرسیها و ارزیابیها به منظور شناسایی نقاط ضعف و قوت پیمانکاران و تدوین اقدامات اصلاحی ضروری است. این تحلیل شامل بررسی دادههای بازرسی، تحلیل عملکرد و بازخوردهای مشتریان میباشد.
۸.۴.۴. اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه به منظور رفع نقاط ضعف شناسایی شده و بهبود عملکرد پیمانکاران انجام میشود. این اقدامات باید به صورت دقیق و با توجه به تحلیلهای نظارتی اجرا شود.
۸.۴.۵. مستندسازی و گزارشدهی عملکرد پیمانکاران مستندسازی و گزارشدهی عملکرد پیمانکاران به منظور ایجاد مرجعی دقیق و قابل دسترسی برای تمامی اعضای تیم و ذینفعان پروژه ضروری است. این مستندسازی باید شامل تمامی نتایج بازرسیها، تحلیلها و اقدامات اصلاحی باشد.
۸.۵. حل و فصل اختلافات قراردادی
۸.۵.۱. شناسایی و تحلیل اختلافات قراردادی شناسایی و تحلیل اختلافات قراردادی به منظور درک بهتر مسائل و مشکلات و تدوین راهکارهای مناسب برای حل آنها ضروری است. این شناسایی شامل بررسی شرایط قراردادی، مستندات و بازخوردهای طرفین میباشد.
۸.۵.۲. استفاده از روشهای مذاکره و میانجیگری استفاده از روشهای مذاکره و میانجیگری به منظور حل اختلافات و تعارضات به صورت سازنده و مؤثر انجام میشود. این روشها شامل مذاکرههای باز و صادقانه، میانجیگری توسط افراد بیطرف و تدوین راهکارهای مشترک میباشد.
۸.۵.۳. تدوین سیاستها و رویههای حل اختلافات تدوین سیاستها و رویههای حل اختلافات به منظور ارائه چارچوبی واضح و منظم برای مواجهه با اختلافات و تعارضات ضروری است. این سیاستها باید شامل فرآیندهای شفاف و قابل اجرا برای حل مسائل و مشکلات باشد.
۸.۵.۴. آموزش مهارتهای حل اختلافات آموزش مهارتهای حل اختلافات به منظور افزایش توانایی کارکنان و مدیران در مواجهه با اختلافات و تعارضات و حل آنها به صورت مؤثر انجام میشود. این آموزشها شامل تکنیکهای مذاکره، میانجیگری و حل مسئله میباشد.
۸.۵.۵. ارزیابی و پیگیری حل اختلافات ارزیابی و پیگیری حل اختلافات به منظور اطمینان از حل کامل و مؤثر اختلافات و جلوگیری از بروز مجدد آنها انجام میشود. این ارزیابی شامل بررسی نتایج حل اختلافات و تحلیل بازخوردها میباشد.
این فصل که بخشی از کتاب راهنمای مدیریت پروژه های ساختمانی بود به خوانندگان کمک میکند تا با اصول و تکنیکهای مدیریت قراردادها و خرید در پروژههای ساختوساز آشنا شوند و بتوانند از این دانش برای مدیریت مؤثرتر و کارآمدتر فرآیندهای مدیریت قراردادها و خرید پروژه در ساخت و ساز های خود استفاده کنند. با توجه به جزئیات ارائه شده، خوانندگان میتوانند به صورت عملی و کاربردی از این اطلاعات در پروژههای خود بهرهبرداری کنند. همچنین شما میتوانید با دانلود اپلیکیشن حسابخانه بخشی از مدیریت خود را در پروژه های ساختمانی به صورت دقیق تر انجام دهید.