با محدودیت های یک پروژه آشنا شوید

همیشه درکنار تعریف اهداف مناسب، لازم‌است مشخص‌شود پروژه در چه‌سطحی امکان‌پذیراست؛ در پروژه‌های کوچک این‌کار نیاز به اندکی فکرکردن دارد. اما در پروژه‌های بزرگ‌تر، محاسبه‌ی ریسک و محدودیت‌ها، خود پروژه‌ایست! هدف از تحلیل ریسک و محدودیت‌ها، تعیین امکان‌پذیری پروژه باوجود محدودیت‌های اقتصادی، سیاسی، قوانین و ساختارسازمانی است که حرفه‌ی شما را تحت فشاردارد.

چنین تحلیل‌هایی نشان‌می‌دهد که آیا اهدافی که چگونگی تعریف آنها را در شماره‌ی قبلی آموختید، امکان‌پذیر هستند یا نیستند.

برنامه‌ریزی، به‌معنی تصمیم‌گیری در زمان حال برای آینده، فعالیتی بدون ثبات‌است. بدی آب‌وهوا مساوی است با تاخیر در اجرای برنامه، ورشکستگی پیمانکاراصلی: تاخیر؛ اعتصابات‌کارگری: تاخیر، اختلاف بین مدیران: تاخیر؛ تغییرقوانین: تاخیر و … . چگونه می‌توان در چنین محیط بی‌ثباتی از اجرای برنامه درمدت زمان مقرر و تحت بودجه‌ی مشخص برای دستیابی به کیفیتی مشخص مطمئن‌بود؟

بسیاری از مخاطرات پروژه را می‌توان از قبل پیش‌بینی‌کرد و برای آن‌دسته که پیش‌بینی میزان‌شان میسر نیست، می‌توان تاحدودی احتمال رخداد را بررسی‌کرد؛ اینچنین از تاثیر مسائل مختلف بر پروژه آگاه‌شده، اقدام‌لازم برای پیشگیری از بروز مشکل انجام‌می‌شود. یک مدیرپروژه‌ی خوب سعی‌می‌کند تا مخاطره‌ی مرتبط با پروژه‌اش را در مسیر دستیابی به اهداف کاهش‌دهد. محدودیت‌ها راحت‌تر از مخاطرات بیان‌می‌شوند. محدودیت‌ها، واقعیات شغلی هستند که روی امکانات شما برای رسیدن به اهداف معنامی‌یابند. فهم محدودیت‌ها و حدود پروژه، پیش‌نیاز برنامه‌ریزی است.

محدوده‌ی پروژه و نوع‌قرارداد برمبنای محدودیت‌هایی تعیین‌می‌شوند که در محیط پروژه با آن روبرو هستیم. این محدودیت‌ها کلیه‌ی واقعیات محیط اجرای پروژه را به‌صورتی مهندسی و قابل بررسی، تبدیل‌نموده، دراختیار برنامه‌ریزان برای تهیه‌ی برنامه‌ای واقعی و منطبق بر شرایط قرارمی‌دهند.

محدودیت‌ها عواملی مهم و تاثیرگذار در روندانتخاب، برنامه‌ریزی و اجرای یک پروژه هستند. ساخت یک واحد اداری را درنظر بگیرید؛ چه‌سوالاتی ممکن‌است درباره‌ی این پروژه به‌ذهنتان برسد؟

● چه‌مقدار سرمایه و در چه‌زمانی دردسترس است؟

● چه‌موقع پروژه باید به‌اتمام‌برسد؟

● چه‌مقدار منابع برای انجام‌کار در درون سازمان پروژه نیاز است؟

● چه‌مقدار از کار باید به پیمانکاران سپرده‌شود؟

● آیا می‌توان به‌اجماعی بین اعضای مختلف تیم‌پروژه، مجریان و سایر افرادکلیدی دست‌یافت و این‌کار چه‌زمان و چه‌میزان تلاش مفید از شما طلب‌می‌کند؟

● چه‌مقدار تجهیزات باید برای رسیدن به اهداف پروژه تامین‌شود؟

● آیا راهی برای ارزان‌تر تمام‌کردن کار وجوددارد، درحالیکه به کیفیت لطمه‌ای نخورد؟

فرآیند پاسخ‌گویی به این سوالات اولین گام در انطباق پروژه با واقعیات دنیای کسب‌وکار است. محدودیت‌ها، شمه‌ای از واقعیات هستند که می‌توان از آنها برای غربال و جداکردن بهترین ایده‌ها از میان انبوه افکاری که به‌ذهن مدیران می‌رسد، استفاده‌کرد.

محدودیت‌ها باید پیش‌از آغاز کار برنامه‌ریزی پروژه، شناخته‌شوند و مدیر ابزار لازم برای مقابله با آنها را فراهم‌آورد.

 

محدوده‌ی توانایی‌ها، محدوده‌ی نگرانی‌ها

هرانسان توان کار درحوزه‌ای از امور، که توانایی‌های او را تشکیل‌می‌دهند، دارد. توانایی‌های افراد متفاوت است و شاید هیچ دوفردی از این نظر شبیه هم نباشند. درمقابل توانایی‌ها، که محدودیت‌هایی دارد، هرفرد حوزه‌ای از نگرانی‌ها دارد، که ممکن‌است هیچ محدودیتی نداشته، اموری را شامل‌شود که درظاهر هیچ ربطی هم به فرد ندارد. بسیاری از افراد هستند که اسیر نگرانی‌هایشان می‌شوند؛ ایشان به‌جای توجه به آنچه‌که دارند، مدام به آنچه ممکن‌است ایشان را بازدارد، فکرکرده، خودبه‌خود از عمل بازمی‌مانند.

 افراد موفق اما، روی داشته‌های‌خود تکیه‌کرده، هرچند به‌نگرانی‌ها توجه دارند و آنها را در برنامه‌ریزی‌های خود لحاظ‌می‌کنند، اما اجازه‌نمی‌دهند که آن‌ها، از حرکت بازشان دارند.

 افرادموفق، به‌جای تمرکز بر نگرانی‌ها، بر توانی‌هایشان متمرکزمی‌شوند. تمرکز بر توانی‌ها سبب‌می‌شود تا فرد آزادی‌عمل‌بیشتری داشته، به‌میزان توانایی‌هایش کارکند. او می‌تواند با تمرکز بر توانایی‌ها، رفته‌رفته، محدوده‌ی توانایی‌ها را افزایش‌داده، آن‌را به محدوده‌ی نگرانی‌ها نزدیک‌کند و روزی از آن پیشی‌بگیرد؛ درآن هنگام، او محدوده‌ای جدید و بزرگتری از توانایی‌ها و نگرانی‌ها خواهدداشت و می‌تواند همچنان به این توسعه‌ی حلزونیِ توانایی‌های خود ادامه

 محدوده‌ی پروژه

مدیرپروژه باید بداند چه مسوولیت‌هایی را برعهده‌گرفته‌است و پروژه تا چه حد گسترده‌است و چه‌اموری را دربردارد. منشاء بسیاری از شکست‌ها، ناشناخته‌ماندن حدود پروژه بوده‌است. اختلاف بین طرفین، بیشتر به برداشت‌های مختلف آنها از محدوده‌ی پروژه بازمی‌گردد؛ هریک برخواسته‌ی خود پافشاری می‌کند، درحالی‌که طرف مقابل اساساً چیز دیگری را فهمیده، درنظردارد.

پیش‌از آغاز هر پروژه‌ای باید مهندسی دقیقی روی محدوده‌ی پروژه انجام‌شود. محدوده باید براساس توان فعلی یا آینده‌ی سازمان قبول‌شود.

محدوده و پیچیدگی

محدوده، Scope، اندازه‌ی پروژه را بیان‌می‌کند؛ وقتی یک پروژه را بررسی‌می‌کنید، اغلب محدوده‌اش را مطالعه‌می‌کنید. اکثر افراد تنها برای مدیریت روی پروژه‌هایی با اندازه‌های مشخص مناسبند، برخی توان مدیریت پروژه‌های کوچک و برخی تنها توان مدیریت پروژه‌های بزرگ را دارند. بخش بزرگ این توانایی‌ها به ظرفیت‌مالی افراد بازمی‌گردد. نمی‌توان انتظار داشت مدیری که پروژه‌های بزرگ و چند میلیارد دلاری را مدیریت‌کرده، از پس پروژه‌های کوچک چندمیلیون تومانی هم برآید. در تعیین مدیر مناسب برای هرپروژه، محدوده، از عوامل تاثیرگذاراست.

از آنجا که محدوده بیانگر میزان استفاده از منابع نیز هست، برای انجام یک‌کار خاص، کوچک‌کردن محدوده، می‌تواند به مفهوم افزایش پیچیدگی باشد و به‌عکس افزایش محدوده از پیچیدگی‌ها می‌کاهد. این ارتباط به‌این دلیل است که در کاهش محدوده‌ی یک‌پروژه که قراراست قلم قابل‌تحویل معینی را بسازد، از آنجاکه نمی‌توان بر مشخصات قلم قابل‌تحویل اثرگذاشت، تنها می‌توان برکاهش میزان منابع یا سرمایه‌ی درگیر تکیه‌کرد. از سویی باید دقت‌کرد که کاهش محدوده، برای یک‌کار خاص تنها تا نقطه‌ی معینی با کاهش منابع‌ممکن است و از آن نقطه به‌بعد، کاهش محدوده، ناگزیر بر نوع قلم‌قابل‌تحویل نیز اثرمی‌گذارد.

همین مساله را تا حدودی می‌توان در مقایسه‌ی چند پروژه، با اندازه‌های متفاوت اما در یک حیطه‌ی کاری، دید. با افزایش محدوده‌ی پروژه، پیچیدگی‌های آن کاهش‌می‌یابد. با این‌حال نمی‌توان قانونی کلی در رابطه‌ی بین پیچیدگی و محدوده‌ی پروژه، بیان‌کرد. شرایط محیطی، دانش سازمان، نیروی انسانی درگیر، میزان سرمایه، مخاطره‌ی پروژه و نوع قلم‌قابل‌تحویل، همگی از عوامل موثر براین رابطه هستند. شکل صفحه‌ی بعد، رابطه‌ی بین پیچیدگی و اندازه‌ی پروژه را تاحدودی نشان‌می‌دهد.

تعیین محدوده

محدوده‌ی پروژه شامل یک یا چند مورد از ملاحضات زیراست.

● چه عوایدی از پروژه حاصل‌می‌شود. برای این‌منظور قلم‌قابل تحویلی اصلی بررسی‌می‌شود.

● طول پروژه، به‌این معناکه پروژه در چه‌حدودی از زمان باید تمام شود.

● ملاحظات منابع پروژه، شامل: پول، نیروی انسانی، ابزار و تجهیزات

سوای پروژه‌های کوچک، اغلب پروژه‌های بزرگ را باهدف ساده‌سازی مدیریت، فشرده‌می‌کنند یا به چند پروژه‌ی مجزا می‌شکنند که در طول یا عرض یکدیگر حرکت‌می‌کنند. تعیین محدوده‌ی پروژه‌ها، کاری بسیار مشکل است و توجه به عوامل بسیاری را طلب‌می‌کند، ازجمله:

● توجه به تاثیر توامان پیچیدگی و اندازه‌ی محدوده.

● توان سازمان، میزان منابع بالقوه و بالفعل دردست و میزانی که براساس برنامه‌های توسعه‌ی سازمان می‌توان تهیه‌کرد.

● سود و زیانی که از اندازه‌ی پروژه حاصل‌می‌گردد.

● اعتبار سازمان و مقتضیات بازار ازجمله تاثیر رقبا.

● چگونگی تعامل با مشتری، به‌عنوان صاحب پروژه.

تعیین محدوده‌ی پروژه کار خبرگان شرکت است؛ افرادی که علاوه‌بر تجربه‌ی اجرایی و مدیریتی زیاد، با شرایط سازمان و بازار نیز آشنا هستند و مشتری را به‌خوبی می‌شناسند. روش‌های ریاضی نیز در تعیین اندازه‌ی پروژه کاربرددارند. نمونه‌ی بسیار جالب این مساله، کاربرد مدل‌های غیرخطی تحقیق‌درعملیات در فازبندی منطقه‌ی گازی پارس‌جنوبی است.

شش‌طبقه محدودیت‌های‌پروژه

برنامه‌ریزی تصمیم‌گیری در زمان حال برای آینده است. هرچه بتوان آینده را دقیق‌تر پیش‌بینی‌کرد و هرچه بتوان عوامل تاثیرگذار بر کار درآینده را بهتر شناخت و بهتر تحلیل‌کرد، می‌توان انتظار برنامه‌ی موثرتر و کاراتری داشت. برنامه‌ریزی درمحیطی معنامی‌یابد که در آن قیود و محدودیت‌هایی مطرح‌باشند؛ اگر هیچ محدودیت و هیچ قیدی وجودنداشته‌باشد، برنامه‌ریزی بی‌معناست. فرض‌کنید درمحیطی منابع بی‌پایان دردست باشند، زمان‌تحویلی مشخص‌نشده‌باشد و کار را بتوان با هرکیفیتی تحویل‌داد، دراین محیط هرکس می‌تواند به‌هر شکلی رفتارکند و برنامه‌ای نیازندارد.

متاسفانه، جهان پیرامون ما آمیخته‌ای است از محدودیت‌های گوناگون است که هریک به‌شکلی اثر خود را بر کار می‌گذارند. سازمان‌هایی پیشرو هستند که بتوانند عوامل تاثیرگذار بر کار را شناسایی و براساس میزان تاثیر آنها برکار خود، برنامه‌ای قوی تهیه‌کنند و مهم‌تر از برنامه‌ریزی تعهد کافی برای اجرای برنامه درخود ایجادکنند.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *